De invoering van de wetten over de flex-BV op 1 oktober 2012 en over bestuur en toezicht op 1 januari 2013 vergen aanpassing van statuten van uw BV. Heeft u uw statuten bij het ingaan van de nieuwe regels van belang niet direct aangepast, dan is er nog geen man overboord. Uw statuten zijn dan alleen niet meer in overeenstemming met de wet. Sommige punten die in uw statuten afwijken van de nieuwe regels kunnen een groot risico voor uzelf en voor uw bedrijf worden. Een jaar na dato, dat is per 1 oktober 2013 moeten sommige onderdelen voldoen aan de nieuwe wettelijke regels.
U mag sinds vorig jaar het kapitaal van uw vennootschap verminderen. Dat was minimaal € 18.000, nu is dat minimaal € 1. U kunt dit verwezenlijken via een eenvoudige statutenwijziging. Werkt u nog met oude statuten, dan moet u een besluit tot vermindering van het kapitaal bij de Kamer van Koophandel deponeren en twee maanden na deponering een verklaring van non-verzet bij de Rechtbank vragen en daarna pas de akte van statutenwijziging passeren. Wilt u overgaan tot kapitaalvermindering, dan kunt u beter eerst uw statuten wijzigen.
Een ander groot verschil met de oude regelgeving zijn de regels over tegenstrijdig belang. Voorheen had dat gevolgen voor de bevoegdheid van de betrokken bestuurder om de vennootschap te vertegenwoordigen. In de nieuwe regels is dat beter geregeld. In principe mag u – wanneer u een tegenstrijdig belang hebt – niet meedoen met de besluitvorming. Maar als dat betekent dat er geen bestuurder overblijft om het besluit te nemen dan kan de algemene vergadering of de raad van commissarissen dat doen. Net als in de oude situatie kan dit worden omzeild in uw statuten. Echter, die zijn mogelijk nog van toepassing op de niet meer bestaande oude situatie. Dat zou betekenen dat u aan de wettelijke regels moet voldoen, met alle mogelijke negatieve gevolgen voor uw aansprakelijkheid. Ook hier weer is tijdige aanpassing van de statuten geboden.
Ook de regels over vaststelling van de jaarrekening zijn veranderd. De vaststelling is pas een feit als allen bestuurders en commissarissen de jaarrekening hebben ondertekend. Er is dus geen afzonderlijke aandeelhoudersvergadering meer te worden gehouden. Na vaststelling kan aan de bestuurders en commissarissen decharge worden verleend. Deze nieuwe regeling heeft ook een negatief effect. Als de bestuurder enig aandeelhouder is, is er geen probleem. Dat kan er wel zijn als er meer bestuurders zijn en de een de ander niet wil dechargeren. In dat geval moet de weigerende directeur de jaarrekening niet ondertekenen, maar daar wel de reden van vermelden. Het besluit tot vaststelling van de jaarstukken komt daarmee weer bij de aandeelhouders te liggen en moet de jaarrekening daarna binnen acht dagen worden gedeponeerd. Ook hier loert weer de aansprakelijkheid. Immers, als een account de jaarrekening moet onderzoeken, kan hij zijn verklaring pas uitgeven na ondertekening (= vaststelling) van de jaarrekening. Dan loert een impassen, die u eenvoudig kunt oplossen met een statutenwijziging.
Uiterlijk 1 oktober 2013
BV’s die voor 1 oktober 2012 certificaten van aandelen hebben uitgegeven, zijn verplicht om bij de eerstvolgende statutenwijziging vergaderrechten aan deze certificaten toe te kennen. De inschrijving daarvan in het aandeelhoudersregister moet uiterlijk op 1 oktober 2013 een feit zijn. Gebeurt dat niet op tijd, dan moet u de aandeelhoudersvergadering bijeenroepen en dat te publiceren in een landelijk dagblad. Om dat te voorkomen en ook om verwarring over de positie van de certificaathouder tegen te gaan, is aanpassing van uw statuten voor 1 oktober 2013 raadzaam.
Met aangepaste statuten kunt u ook verwarring voorkomen over de termijn voor oproeping van een algemene vergadering, voor besluitvorming buiten vergadering en voor uitkeringen aan de aandeelhouder(s).
Wilt u meer weten over het aanpassen van uw statuten aan mogelijkheden die de nieuwe regels u bieden en uw aansprakelijkheid verminderen? Bel ons voor het maken van een afspraak.