De bevoegdheid van een verenigingsbestuurder om de vereniging te vertegenwoordigen wordt vrijwel altijd in de statuten van de vereniging geregeld. Soms is een bestuurslid bevoegd om de vereniging alleen te vertegenwoordigen. Soms ook kan de vereniging op grond van de statuten juist niet door één bestuurslid alleen worden vertegenwoordigd, maar is er altijd een handtekening van een tweede bestuurslid nodig. Wat nu als een bestuurder in die situatie toch alleen een handtekening onder een overeenkomst zet en de vereniging hier pas jaren later achter komt en bovendien tot de conclusie komt dat er ook buiten de overeenkomst opdrachten door de betreffende contractspartner worden uitgevoerd?
De vraag is of
de vereniging – gegeven de onbevoegdheid van de bestuurder en de jarenlange in
werking zijnde overeenkomst – na al die jaren nog onder de overeenkomst uit kan.
Er was immers geen sprake van rechtsgeldige vertegenwoordiging. Uiteraard heeft
de vereniging wel kennis gehad van de werkzaamheden die op basis van de
overeenkomst zijn uitgevoerd – bijvoorbeeld bij de financiële verantwoording – maar
ook in die situatie is het mogelijk dat de vereniging onwetend was over het
bestaan van een overeenkomst.
Moet de niet
rechtsgeldig gesloten overeenkomst worden bekrachtigd of niet? Het Gerechtshof
in Arnhem heeft zich er over uitgelaten. Conclusie is dat het op de weg van de
andere bestuursleden – en ook van de overige leden van de vereniging – ligt om
een inzichtelijke financiële verantwoording te laten afleggen door het bestuur.
Doen zij dat niet of niet voldoende, dan is dat een reden om de overeenkomst te
bekrachtigen. Een extra argument voor deze conclusie is wanneer de overeenkomst
ook jarenlang is uitgevoerd. Dan hoeft niemand er meer rekening mee te houden
dat het bestaan van de overeenkomst na al die jaren nog ter discussie zal
worden gesteld.
Zorg er daarom
als bestuur van een vereniging voor dat de werkwijze binnen het bestuur zodanig
is dat eventuele – bedoelde of onbedoelde – misstappen worden voorkomen. Bij
een tweehandtekeningensysteem is het van belang dat een bestuurder niet
ongestoord zijn eigen gang kan gaan.
weten over het juridisch goed regelen van de bevoegdheid van bestuurders van
verenigingen? Neem contact met ons op en wij geven u inzicht in de
mogelijkheden en in de manieren waarop u de controle kunt vormgeven.